Esta guía te explica cómo configurar las cuentas de correo saliente (SMTP) de tu empresa y cómo asignarlas a diferentes tipos de documentos o usuarios.
Así cada área (facturación, compras, presupuestos, tienda online, etc.) enviará sus correos desde la dirección correcta automáticamente, sin necesidad de cambios manuales.
🔹 ¿Qué es el SMTP?
El SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es el método que usa el sistema para enviar correos electrónicos (facturas, pedidos, presupuestos, avisos, etc.).
Gracias a esta configuración, puedes usar diferentes cuentas según el tipo de documento o departamento.
Por ejemplo:
- Las facturas se envían desde
facturas@empresa.com. - Los pedidos de compra desde
pedidos@empresa.com. - Los presupuestos desde la cuenta personal del usuario.
- Los emails generales o del portal online desde
info@tiendaonline.com.
🧱 1) Configuración base
En esta sección defines las cuentas de correo que estarán disponibles para los envíos automáticos.
Campos principales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Host | Dirección del servidor SMTP (por ejemplo smtp.empresa.com, smtp.office365.com o smtp.tiendaonline.com). |
| Puerto | Normalmente 465 (SSL) o 587 (TLS). |
| Password | Contraseña de la cuenta. |
| Correo | Dirección completa (por ejemplo info@empresa.com). |
| Reply-To | Dirección que recibirá las respuestas. |
| Marcar como principal | Define la cuenta por defecto si no hay reglas. |
Una vez completados los campos, pulsa “Añadir configuración”.
Podrás ver las cuentas guardadas en la tabla inferior.
🧩 Ejemplo de configuración
| smtp_id | Correo | Host | Puerto | Principal |
|---|---|---|---|---|
| 1 | info@empresa.com | smtp.empresa.com | 465 | ✅ Sí |
| 7 | usuario@empresa.com | smtp.tasdonline.com | 465 | No |
| 5 | facturas@empresa.com | smtp.empresa.com | 465 | No |
| 4 | pedidos@empresa.com | smtp.empresa.com | 465 | No |
| 3 | sat@empresa.com | smtp.empresa.com | 465 | No |
| 6 | info@tiendaonline.com | smtp.tiendaonline.com | 465 | No |
🔹 De esta forma tienes una cuenta principal general (info@empresa.com) y varias específicas para diferentes áreas y plataformas.
🧪 Test de conexión SMTP
Antes de usar una cuenta, puedes comprobar que la conexión funciona correctamente.
- En el bloque “Test de conexión SMTP”, selecciona una cuenta en el desplegable.
- Pulsa “Probar conexión”.
- El sistema:
- Se conecta al servidor SMTP.
- Negocia la seguridad (TLS o SSL).
- Valida usuario y contraseña.
✔️ Si todo está bien, verás “Conexión y autenticación correctas”.
❌ Si algo falla (por ejemplo, contraseña incorrecta o puerto erróneo), se mostrará el motivo.
Esto te permite verificar la configuración antes de usarla.
⚙️ 2) Reglas / asignaciones
Aquí defines qué cuenta usa cada tipo de documento, serie o usuario.
Campos principales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| SMTP (config) | Selecciona una cuenta de las configuradas. |
| Serie ID | Si usas diferentes series (por ejemplo, serie 1 = empresa principal, serie 2 = tienda online), puedes asignarles cuentas distintas. |
| Usuario | Opcional. Si un usuario debe usar su propia cuenta, selecciónalo. |
| Tipo documento | Ej.: factura, pedido_compra, presupuesto, orden, principal, etc. |
| Prioridad | Cuanto mayor el número, más importante es la regla. |
📋 Ejemplo completo de asignaciones
| asignacion_id | Correo | Tipo | Serie | Usuario | Prioridad |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 | facturas@empresa.com | factura | 1 | — | 100 |
| 9 | usuario@empresa.com | pedido_compra | 1 | Pedro Rodríguez | 80 |
| 7 | usuario@empresa.com | presupuesto | 1 | Pedro Rodríguez | 60 |
| 4 | pedidos@empresa.com | pedido_compra | 1 | — | 30 |
| 3 | sat@empresa.com | orden | 2 | — | 30 |
| 2 | info@tiendaonline.com | principal | 2 | — | 10 |
| 1 | info@empresa.com | principal | 1 | — | 10 |
🔹 Cómo se interpreta:
- Los presupuestos de Pedro Rodríguez salen desde
usuario@empresa.com. - Los pedidos de compra de la empresa salen desde
pedidos@empresa.com. - Las facturas se envían desde
facturas@empresa.com. - Los documentos de la tienda online (serie 2) salen desde
info@tiendaonline.com. - El resto de documentos usan la cuenta principal
info@empresa.com.
El sistema siempre elige la asignación con mayor prioridad (por ejemplo, 100 antes que 30).
🧭 3) Probar selección automática
Con esta función puedes simular qué cuenta usará el sistema según los datos que introduzcas.
- Indica el Serie ID.
- Selecciona el Usuario (si aplica).
- Elige el Tipo de documento.
- Pulsa “Probar selección”.
El sistema mostrará algo como:
✅ Usará: pedidos@empresa.com
Esto confirma que las reglas están funcionando correctamente antes de enviar documentos reales.
💡 Recomendaciones
- Marca solo una cuenta como principal por empresa.
- Usa prioridades altas (80–100) para reglas específicas (usuarios o documentos).
- Usa prioridades bajas (10–30) para reglas generales.
- Realiza siempre un test de conexión tras añadir una nueva cuenta.
- Puedes eliminar configuraciones o reglas con el botón 🗑️ cuando ya no se necesiten.
- Si cambias la contraseña del correo, recuerda actualizarla aquí.
✅ Resultado final
Con esta configuración:
- Cada tipo de documento usa automáticamente la cuenta adecuada.
- Los usuarios no deben cambiar manualmente la dirección de envío.
- La empresa presenta una comunicación profesional y coherente.
- Los correos de la tienda online (
info@tiendaonline.com) se gestionan de forma independiente a la empresa principal.
📎 Ejemplo completo:
| Documento | Enviado desde |
|---|---|
| Facturas | facturas@empresa.com |
| Pedidos de compra | pedidos@empresa.com |
| Presupuestos de Pedro Rodríguez | usuario@empresa.com |
| Órdenes (SAT) | sat@empresa.com |
| Tienda online (serie 2) | info@tiendaonline.com |
| Otros documentos | info@empresa.com |